（令和５年度答申第１号） 答　申　 １　審査会の結論 　処分庁が，令和４年１月４日付け３調都街発第２７９０００３号で「調布市東つつじケ丘○－○－○の建築計画概要書(Ｓ５４ . ６. ２５ ,第○号) (街づくり事業課から２０２０ . １０. ３０付メールで○○○に提供されたもの)，メール本文，起案文書」を非公開決定とした処分は，妥当である。 ２　本件の経緯 年月日 　経緯 　令和３年１２月２０日 　審査請求人は，調布市情報公開条例（平成１１年調布市条例第１９号。以下「本条例｣という。）第６条第１項の規定により，市政情報公開請求書を処分庁に提出し,「調布市東つつじケ丘○－○－○の建築計画概要書(Ｓ５４ . ６. ２５ ,第○号) (街づくり事業課から２０２０ . １０. ３０付メールで○○○に提供されたもの)，メール本文，起案文書」の公開請求（以下「本件請求」という。）を行った。 　処分庁は，同日付けで本件市政情報公開請求書（以下「本件請求書」という。）を受理した。 　令和４年　１月　４日 　処分庁は，本件請求について，本条例第１１条第２項の規定により市政情報非公開決定処分（以下「本件処分」という。）を行った。 　　　同年　４月　１日 　審査請求人は，本件処分を不服とし，審査請求書（以下「本件審査請求書」という。）を審査庁に提出し，行政不服審査法（平成２６年法律第 ６８号。以下「法」という。）第２条の規定により，審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行った。 　審査庁は，同日付けで本件審査請求書を受理した。 　　同年　５月　９日 　処分庁は，法第２９条の規定により，弁明書（以下「本件弁明書」という。）及び証拠物件等を審査庁に提出した。 　審査庁は，同日付けで本件弁明書及び証拠物件等を受理した。 　　同年　７月　４日 　審査請求人は，法第３０条の規定により，反論書（以下「本件反論書」という。）を審査庁に提出した。 　審査庁は，同日付けで本件反論書を受理した。 　　同年１０月　７日 審査請求人からの申出により，法第３１条の規定に基づく口頭意見陳述（以下「本件口頭意見陳述」という。）を実施した。 　 　　同年１０月２４日 　審査請求人から「不服審査請求令和４年度第１号事件についての意見書」と題する補充的書面が提出された。 　審査庁は，同日付けで当該書面を受理した。 　　同年１１月１４日 　審査庁は，期限内に処分庁から補充的書面の提出がなかったことから審理を終結し，本条例第１９条の２第１項の規定により，調布市情報公開審査会（以下「当審査会」という。）に諮問（以下「本件諮問」という。）を行い，諮問書とともに本件審査請求書，本件弁明書及び本件反論書の写し（以下「本件諮問書等」という。）を当審査会に提出した。 　当審査会は，同日付けで本件諮問書等を受理した。 ３　本件審査請求の内容 (1)　本件審査請求の趣旨 　調布市長が審査請求人に対し行った本件処分の取消しを求める。 (2)　本件審査請求の理由 　　　審査請求人の本件審査請求書，本件反論書，本件口頭意見陳述，補充的書面及び本条例第２４条に基づく口頭での意見陳述における主張はおおむね以下のとおりである。 ア　本件請求に対する市政情報非公開決定通知書に記入されている「該当する文書,メールが存在しないため。」という理由は,２０２０年１０月３０日頃に存在していたものもあるのに,なぜ情報公開請求時点で存在していないかについての説明責任を果たしておらず不当である。 イ　「探索したが不存在であったために非公開決定を行った。」つまり「ないものはない」だけである。そして「本件情報公開請求の決定は適切に行われている。」との説明だけで,本件審査請求書で指摘した適正な文書管理や決裁であったかについて全く説明責任を果たしていない。 ウ　審査請求人は,文書が不存在である場合でも,該当文書がそもそも作成されていないのか,作成後に廃棄されたのかどうかは説明すべきであり,処分庁は説明責任を果たしていないと考える。 エ　送付したメールや添付されたであろう当該建築計画概要書は,文書管理規則に基づき適正に管理してあるならば,本件請求時点においても保存されるべきものであると考えられる。にもかかわらず,メール及び添付文書が不存在とはどういうことか。このような疑問に答え,適正に業務を遂行していたことを説明すべきである。 オ　４月１４日付個人情報保護審査会意見書に付属する資料４－２に記載されている文書の中には,過去の情報公開請求において公開されるべきなのに公開されていないものも存在する。執務室の行政文書を保管する場所及びコンピュータ上の電子ファイルを探索したが不存在であったとのことだが,資料４－２の文書はどこにどのような形で存在していたのか。本件の送付に係る情報はどうして存在しないのか。送付に当たって決裁は必要なかったのか。電子メール及び添付した建築計画概要書をコピーした紙文書の保存期間等，文書管理規則や決裁に関する規定等に基づき正しく処理されたのか説明を求める。 カ　削除したメールはバックアップサーバー上に保存してあるはずだが，なぜ本件請求の対象とならないのか。電子メールも公文書,組織共用文書であり,公文書管理の保管期間1年未満の文書に位置付けられていたとしても,文書の内容からして関係業務が終わっていないものは削除できないはずだから,サーバーの容量が小さいからといって規定等に反して削除してよいわけではないことを付記しておく。 キ　匿名の通報者から調布市長の私宅宛に1 1月中旬に届けられた封書にあった，当該所在地の建築計画概要書及び街づくり事業課職員から事業者宛に送付されたメールの写しは，本件請求及び審査請求対象の文書である。これらを公開すべきであるのに「該当する文書，メールが存在しないため。」という条例違反の虚偽の弁明は破綻している。 ク　匿名の通報者から調布市長等への郵送物で明らかになったことから,本件情報を請求した。それに対して処分庁は,街づくり事業課から事業者に本件情報である建築計画概要書をメールに添付して送付したという事実そのものは認めている。しかし,その事実を裏付ける証拠の文書もメールもないから,不存在だという主張である。しかし,それでよい話ではない。公文書管理もでたらめ,情報の外部提供の手続もでたらめであるうえに,意図的情報隠蔽が疑われる中で出せる情報があるのに,不存在とは違法・不当な処分であり,処分の取消しを求める。 ケ　保存期間を満了している当該文書を倉庫から入手して外部機関に提供するという通常行わないことを正当化するには,起案文書によって,組織として適正な手続を取る必要があると考えられるが,それが行われなかったとしたら異常である。 ４　処分庁による本件弁明書等の趣旨 　　本件弁明書等による処分庁の主張を要約すると，おおむね以下のとおりである。 (1)　弁明の趣旨　 「本件審査請求を棄却する。」との裁決を求める。 (2)　本件審査請求に対する弁明 ア　審査請求人は,本件処分における「市政情報を公開しない理由」の記載が,本件請求時点で当該文書が存在していないことの説明責任を果たしていないとの理由から,本件処分の取消しを求めている。しかし,本件請求の対象となる文書の存否を確認するため,執務室の行政文書を保管する場所及びコンピュータ上の電子ファイルを探索したが,不存在であったために非公開決定を行ったものである。本件処分の非公開理由において「該当する文書, メールが存在しないため。」ということ以上に明示できるものはなく,本件請求の決定は適切に行われている。 イ　本件請求を受けた時点において本件対象の電子メールのメールボックス内のメールは既に削除されていたため不存在であった。バックアップサーバー上のデータは組織共用性がないことから，情報公開請求の対象とはならないと認識している。メールの取扱いについては，あくまで保存を前提としない通信媒体の一つにすぎず，容量の問題もあることから，必要のないものは順次削除していたが，現在においては，統一的運用のもと管理されている。 ５　審査会の判断 (1)　本件請求の経緯　 ア　令和２年１０月に調布市内で発生した，陥没事故の直後に，早期の原因究明のため事業者から市宛てに陥没地域付近の特定の建築計画概要書の提供依頼があった。市は，市民の生命・財産を守るため緊急性が高い事案であることから，事業者に当該建築計画概要書の写しをメールに添付し送付したとのことである。審査請求人は，匿名の通報者により，上記の状況を知り，本件請求時点で，約１年前当時に処分庁から事業者に送付したメール，それに添付された建築計画概要書及び関係起案文書に関する情報公開請求を行った。 イ　令和２年１０月に陥没事故が発生した際の東京外かく環状道路事業（以下「外環事業」という。）に関する所管部署は都市整備部街づくり事業課であったが，令和４年１月から外環事業の所管部署は都市整備部付外環担当となった。そのため，本件請求の処分庁は外環担当である。 (2)　本件請求の各文書について 　　ア　事業者に建築計画概要書を提供するにあたり作成された起案文書（以下「文書ア」という。） 　　イ　２０２０年１０月３０日付メールで事業者に提供された，調布市東つつじケ丘○－○－○（Ｓ５４． ６．２５，第○号）の建築計画概要書（以下「文書イ」という。）なお，建築計画概要書の所管部署は都市整備部建築指導課であり，令和２年１０月頃に建築指導課から当時の外環事業の所管部署が提供を受けたとのことである。 　　ウ　文書イを提供するために事業者に送信したメール本文（以下「文書ウ」という。） 　　エ　当審査会は，文書ア，文書イ及び文書ウ（以下「本件各文書」という。）が不存在であるとした経緯について処分庁に確認したが，文書アは，作成していないとのことであった。また，文書イ及び文書ウは，令和２年１０月頃に事業者へ電子メールで提供した事実を認識しているが，本件請求時点において，執務室の文書を保管する場所及びコンピュータ上の電子ファイルを探索したが保管していなかったとのことであった。そのほかに，これを覆すに足りる特段の事情もないことに鑑みると，処分庁は，本件請求時に，本件各文書を保有していなかったと是認される。 (3)　理由の付記について ア　審査請求人は，本件処分の理由の記載が不十分である旨主張している。 イ　本条例第１１条第１項において，「実施機関は，公開請求に係る市政情報の全部又は一部を公開するときは，その旨の決定をし，公開請求者に対し，その旨並びに公開をする日時及び場所を書面により通知しなければならない。」とし，第２項において，「実施機関は，公開請求に係る市政情報の全部を公開しないとき（前条の規定により公開請求を拒否するとき及び公開請求に係る市政情報を保有していないときを含む。以下同じ。）は公開しない旨の決定をし，公開請求者に対し，その旨を書面により通知しなければならない。」と規定している。また，本条例第１３条第１項においては，「実施機関は，第１１条各項の規定により公開請求に係る市政情報の全部又は一部を公開しないときは，公開請求者に対し，当該各項に規定する書面によりその理由を示さなければならない。この場合において，当該理由の提示は，公開しないこととする根拠規定及び当該規定を適用する根拠が，当該書面の記載自体から理解され得るものでなければならない。」と規定している。 　よって，本件のように，不存在を理由として非公開決定をする場合における理由の付記の程度について検討する。 ウ　処分庁が本件各文書を不存在であるとした経緯は，５（２）エのとおりである。処分庁は，本件請求時点で本件各文書が存在しなかったことから，本件処分の理由を「該当する文書，メールが存在しないため。」としたとのことである。 エ　なお，「情報公開事務の手引（令和２年度版）」においては，本条例第１３条第１項の解釈として，「不存在決定の理由としては，不作成，未取得，廃棄等がある。」と示している。処分庁の説明を聞く限り，おおむね本件処分の理由には該当すると推察されるものの，本条に規定する「当該書面の記載自体から理解され得るもの」であるかは疑問である。よって，非公開決定の処分をする際は，書面において相応の理由を付記し，請求者に説明する必要があるだろう。これら指摘すべき事項はあるものの，「該当する文書，メールが存在しないため。」との理由の付記の内容を以って，本件処分が著しく不当であるとまではいえず，本件処分を取り消す理由とはならない。 (4)　対象文書の範囲について ア　審査請求人は，文書イ及び文書ウを削除していたとしても，バックアップサーバー上に保存されているはずであり，そのデータも本件請求の対象である旨主張している。 　メールサーバーから削除された電子メールについては，すでに組織共用性がなく「市政情報」として取り扱うことはできない旨，令和４年３月７日付け，当審査会意見書「市政情報公開手続における個人情報の不適切な取扱いについて」で述べたとおりである。本件処分についても，同様であり，処分庁の説明に，特段不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足りる事情は認められない。 イ　審査請求人は，令和３年１１月に発覚した不適切な個人情報の取扱いに関する匿名の通報者が調布市長宛に送付した文書（「以下「文書エ」という。）についても，本件情報公開請求の対象とすべきである旨主張している。 　しかし，本件請求書の請求する市政情報の件名又は内容を見るに，文書エまでもが対象文書であると解することはできない。よって，本件請求の対象とはなり得ない。 (5)　その他 　　　その他，審査請求人は縷々主張しているが，当審査会の判断に影響を及ぼすものではない。 (6)　結論　 　　　よって，「１　審査会の結論」のとおり判断する。 ６　当審査会の処理経過 　　　当審査会は，本件諮問について以下のように審査を行った。 年月日 処理経過 令和４年１１月１４日 審査庁から提出された本件諮問書等を受理 令和５年　２月　６日 情報公開審査会（令和４年度第６回） 本条例第２４条の規定による審査請求人の口頭での意見陳述， 処分庁の事情聴取 　　同年　４月２０日 情報公開審査会（令和５年度第１回） 審査 　　同年　７月１２日 情報公開審査会（令和５年度第２回） 審査 ７　調布市情報公開審査会委員 職名 氏名 備考 会長 草川　健 弁護士 副会長 井上　寛 弁護士 委員 稲益　和子 弁護士 委員 佐藤　惠子 市民 1