陳情文書表　(令和4年5月30日受理)
受理番号　陳情第65号
件名　電子メールは直ちに文書管理規定等に従って適正に管理・保存することを求める陳情
提出者の住所・氏名　(注)非公開情報	
付託委員会　総務委員会　　　　　　　　　　　　　　　
 
(注)原文のまま記載
(要旨)
2021年11月に匿名通報によって発覚した個人情報漏洩事件は、単なる「職員の個人情報保護の意識の希薄さ」でなく、調布市が外環事業者と一体化して意図的に漏えいしていたのではないかとの疑念は市民のなかで消えないどころか深まっている。
9件の情報公開請求書漏えいのほかに、個人情報保護審査会は4月14日付の意見書により26件の不適切事案を指摘した。しかし、これらの真相解明を困難にしていることの最大の要因は、メールサーバーの容量不足を理由に数日のうちにメールが削除されていることであり、未だにその状況が改善されたとの報告はない。
今現在においても、メール等によって不正な個人情報漏洩等が行われている可能性を完全に否定できないのだから、特に外部とのやりとりのメールについては、緊急避難措置というまでもなく、条例や文書規定等に従った文書管理を直ちに行うべきである。
メールも、文書管理規定等で一定期間保存を義務付けられており、1年未満のものもその案件が終了するまでは保存することになっている。この規定等を遵守するために、必要なら印刷等により紙文書として保存することを求める。
なお、近隣自治体等では、電子メールは原則60日や90日保存と言うルールがあると聞く。
以上に述べたことから、電子メールは直ちに文書管理規定等に従って適正に管理・保存することを求めます。また、情報公開請求に適正に対応することを求めます。
以上について陳情いたします。