陳情文書表　(令和4年2月22日受理)
受理番号　陳情第60号
件名　調布市の公文書管理において電子メールの適正な管理を求める陳情
提出者の住所・氏名　(注)非公開情報	
付託委員会　総務委員会

(注)原文のまま記載
(要旨)
昨年11月に発覚した個人情報漏えい問題のなかで、調布市都市整備部街づくり事業課において電子メールやそれに添付された文書が数日のうちに削除されているという異常な実態が明らかになりました。電子メールが削除されていることが、個人情報漏えい問題の徹底究明の大きな障害になっています。
電子メールが数日で削除されるということは、電子メールは、紙と同様の記録媒体であるという世間の常識に対し、すぐに消えていく電話の音声と同様の一過性のものに近いといえます。
電子メールを数日で削除するのは記録サーバーの容量に限界があるからとの説明がされていますが、デジタル化に必要な投資を怠ってきたことの言い訳にしか思えない説明です。
国政レベルでは、内閣府の公文書管理委員会が2月4日に開かれ、公文書管理の新しいガイドライン案が了承され、これをもとに各中央省庁は今後文書管理規則をつくるとのことです。新ガイドラインでは、省庁が公文書を作成・保存する際は、電子媒体によることを「基本とする」とされました。調布市の実態は、このようなデジタル化の潮流から大きく遅れています。
公文書の保存期間は文書の重要度によっていくつかの期間に分類されていて、一番短いものは、1年未満ですが、当該事案が終了するまでは保存となっています。このルールが適正に運用されているとは言えません。いくつかの自治体をヒアリングしたところでは、電子メールは原則60日保存、90日保存などであり、また、必要なものは紙に印刷して保存しているという状況です。
電子メールも原則公文書であり、公文書管理のルールに従って適切に管理することを求めます。
以上について陳情いたします。